KLESTEO Privacybeleid v 1.0 juni 2018

In verband met de nieuwe Europese Privacywetgeving AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) heeft Stichting Kleding- en Speelgoedbank Tiel e.o., hierna te noemen KLESTEO, een Privacyverklaring opgesteld. 

Persoonsgegevens 

KLESTEO verwerkt persoonsgegevens en is dan ook verantwoordelijk om dit op een nette en zorgvuldige wijze te doen. Wij willen uw privacy respecteren en er voor zorgen dat uw persoonlijke gegevens vertrouwelijk worden behandeld. In deze Verklaring wordt u uitgelegd welke gegevens wij nodig hebben, wat wij met die gegevens doen en welke rechten u heeft.

Wat zijn persoonsgegevens? 

Er zijn gegevens die iets over u zeggen: bijvoorbeeld uw naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens, bijvoorbeeld uw adres of e-mailadres, maar bijvoorbeeld ook uw voornaam samen met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens. 

Van wie verwerken wij persoonsgegevens? 

KLESTEO verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij een directe of indirecte relatie gaan krijgen, al hebben of die wij gehad hebben. Dit kunnen persoonsgegevens zijn van doorverwijzers, gasten, vrijwilligers en/of contactpersonen. 

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?  

KLESTEO verwerkt de persoonsgegevens van doorverwijzers, gasten, vrijwilligers en incidentele contactpersonen.
- Doorverwijzers: NAW organisatie, KVK, naam medewerker, e-mailadres, telefoonnummers, scan van de stempel van de organisatie.

 - Gasten: NAW, geboortedatum, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer, kleding- en schoenmaten als de persoon niet aanwezig kan zijn tijdens een afspraak.

- Vrijwilligers: NAW, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummers, evt. Begeleiders (NAW organisatie, medewerker, e-mailadres, telefoonnummer).

- Contactpersonen via social media, site, contactformulier en e-mail: op social media en onze site wordt het ip-adres en/of generieke persoonsgegevens verzameld die versleuteld worden opgeslagen. 
Via contactformulier of e-mail: Voor- en achternaam, e-mail adres en telefoonnummer. Er kan om uw adres of andere gegevens gevraagd worden, afhankelijk van de reden om contact te leggen met KLESTEO. 

Wat doen wij met uw gegevens? 

- De persoonsgegevens van de doorverwijzers worden nagekeken op waarheid. Zij ontvangen hierna een unieke code waardoor zij gasten kunnen inschrijven bij KLESTEO. Via een e-mail kan een doorverwijzer vele malen de gasten aanmelden en ook verzoeken om informatie of overleg omtrent een bezoek. Mochten er problemen zijn met de ingeschreven gasten of als de gasten niet over een internetaansluiting beschikken, dan is het mogelijk dat de doorverwijzer telefonisch benaderd wordt.

- De gegevens van de gasten worden gebruikt om te verifiëren of de juiste personen op de afspraak bij KLESTEO zijn verschenen. Ook worden zij via een e-mail en (een week van te voren) telefonisch benaderd over hun afspraak en de geldende spelregels binnen KLESTEO. 

- De gegevens van de vrijwilligers gebruiken wij om met hen te kunnen communiceren, en voor het melden van activiteiten zoals een vrijwilligersavond maar ook voor het uitnodigen voor verschillende vergaderingen en het verstrekken van gevraagde informatie. 

Doorverwijzers, gasten en vrijwilligers geven door hun inschrijving toestemming om hun e-mail te gebruiken voor de nieuwsbrief waarmee zij op de hoogte gehouden worden van alle actualiteiten. 

De gegevens van contactpersonen via social media, site, contactformulier en e-mail worden gebruikt om met hen te kunnen communiceren; om gevraagde informatie te verstrekken, hen door te verwijzen of om goederen bij hen op te halen als men niet in staat is om deze te brengen. Personen die zich abonneren op de nieuwsbrief worden op een externe mailingslist geplaatst en daar vanuit gemaild.

Uitwisseling persoonsgegevens en bewaartermijn

Alle bovengenoemde gegevens van doorverwijzers en gasten worden in een CRM systeem van Hi Control verwerkt. Deze gegevens worden extern via Hi Control versleuteld bewaard. 

- De gegevens van de doorverwijzers worden zolang bewaard totdat de samenwerking beëindigd wordt, hetgeen kan worden gedaan door de doorverwijzer. Als de code van een doorverwijzer een jaar niet gebruikt is, komt deze te vervallen en worden de persoonsgegevens gewist. De gegevens van de gasten worden drie en een half jaar bewaard; dit is de periode van een schuldhulpverleningstraject. De gasten kunnen zich met het voedselbankpasnummer of via de doorverwijzer weer aanmelden: zij hoeven dan niet alle gegevens opnieuw in te vullen; maar alleen naam, geboortedatum en zo nodig het voedselbankpasnummer.

- De persoonsgegevens van vrijwilligers worden door de vrijwilligerscoördinator verwerkt in haar computer en zowel de computer als het bestand worden beveiligd en vergrendeld bewaard. De persoonsgegevens van de vrijwilligers worden na ontbinding van de vrijwilligersovereenkomst niet bewaard.

- De persoonsgegevens van contactpersonen worden niet uitgewisseld met derden, zonder dat hier nadrukkelijk toestemming voor is gevraagd door ons. De gegevens worden bewaard tot het moment dat alle lopende zaken zijn afgerond. 

Vragen of klachten 

Voor vragen en/of klachten kunt u contact opnemen met KLESTEO. Contactinformatie kunt u vinden op de KLESTEO site (www.klesteo.nl). 

Wijzigingen in de privacyverklaring 

KLESTEO behoudt zich het recht voor om zonder voorafgaande kennisgeving wijzigingen aan te brengen in deze Privacyverklaring. Het is daarom raadzaam om deze regelmatig te raadplegen.